Η εφαρμογή λύσεων ψηφιοποίησης και ηλεκτρονικής διαχείρισης εγγράφων προσφέρουν σημαντικά πλεονεκτήματα όπως παρακάτω ενδεικτικά αναφέρονται:
– Διατήρηση/ συντήρηση των εγγράφων. Θερμικά έγγραφα ενδέχεται να αλλοιωθούν σε βαθμό που να μην είναι αναγνώσιμα με την πάροδο του χρόνου.
– Η πρόσβαση είναι ευκολότερη και γρηγορότερη καθώς η ψηφιοποίηση αυξάνει τόσο τη δυνατότητα εξ’ αποστάσεως όσο και ταυτόχρονης χρήσης.
– Η πλοήγηση και η αναζήτηση γίνεται ευκολότερα βάση των δεδομένων δεικτοδότησης.
– Μειώνεται σημαντικά ο χρόνος αναζήτησης.
– Μειώνεται το κόστος αναζήτησης δεδομένου ότι δεν απασχολείται ανθρώπινο δυναμικό για την αναζήτηση του φυσικού εγγράφου.
– Το φυσικό υλικό σε κάποιες περιπτώσεις μπορεί να καταστραφεί εξοικονομώντας σημαντικό κόστος από την φυσική αποθήκευση και αρχειοθέτηση.
– Σε περιπτώσεις όπου πρέπει να φυλαχθεί το φυσικό έγγραφο (για νομική χρήση δε δικαστικές διενέξεις) μπορεί να γίνει σε αποθήκες με χαμηλότερο κόστος δεδομένου ότι οι άμεσες αναζητήσεις θα γίνονται από το ψηφιακό έγγραφο.
– Μείωση του χρόνου καταχώρησης των δεδομένων κάνοντας χρήση OCR/ICR και image based περιβάλοντος καταχώρησης όπως υποστηρίζονται πλήρως από την πλατφόρμα dSuite.